Zásady spracúvania osobných údajov a systém ochrany osobných údajov podľa nariadenia GDPR

Účelom týchto zásad je preukázať, že spracúvanie osobných údajov Spoloční prevádzkovatelia vykonávajú v súlade s aktuálne platnou právnou úpravou, najmä Zákonom 18/2018 Z. z. ochrane osobných údajov(ďalej len „nový zákon ZOOÚ“) a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, (ďalej len „ nariadenie GDPR“). Nová právna úprava dáva Spoločným prevádzkovateľom povinnosť s ohľadom na povahu, rozsah a účel spracúvania osobných údajov a na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva fyzickej osoby prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že spracúvanie osobných údajov sa vykonáva v súlade s novou právnou úpravou. Uvedené prijaté opatrenia sú Spoloční prevádzkovatelia povinní podľa potreby aktualizovať.

Tento dokument je výsledkom posúdenia spracúvania osobných údajov Spoločných prevádzkovateľov pre účely právnych noriem upravujúcich ochranu osobných údajov. Zavedením štandardizovanej ochrany osobných údajov na základe princípov tu uvedených je minimalizované riziko porušenia ochrany osobných údajov.

PREVÁDZKOVATEĽ / ŠTATÚT SPOLOČNÝCH PREVÁDZKOVATEĽOV:

PREVÁDZKOVATEĽ č. 1
Obchodné meno: SK auto s.r.o.
Sídlo: L. Novomeského 124/10, 960 01 Zvolen
Prevádzka: Zvolenská cesta 5847/171, 974 05 Banská Bystrica
Právna forma: Spoločnosť s ručením obmedzeným
IČO: 36 634 71
DIČ:
Registrácia: Spoločnosť zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Banská Bystrica, oddiel: Sro, vložka č. 10095/S

PREVÁDZKOVATEĽ č. 2
Obchodné meno: SK AUTO PLUS s.r.o.
Sídlo/Prevádzka: Zvolenská cesta 5847/171, 974 05 Banská Bystrica
Právna forma: Spoločnosť s ručením obmedzeným
IČO: 36 738 875
Registrácia: Spoločnosť zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Banská Bystrica , oddiel: Sro, vložka č. 12661/S

PREVÁDZKOVATEĽ č. 3
Obchodné meno: SK auto salón s.r.o.
Sídlo: Zvolenská cesta 5847/171, 974 05 Banská Bystrica
Právna forma: Spoločnosť s ručením obmedzeným
IČO: 50 599 585
Registrácia: Spoločnosť zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Banská Bystrica , oddiel: Sro, vložka č. 30901/S

(ďalej len „Spoloční prevádzkovatelia“)

KONTAKTNÉ ÚDAJE:

Ak sa na nás budete chcieť v priebehu spracovania vašich osobných údajov obrátiť, môžete nás kontaktovať na:
Tel: 0905 569 370
Mail: sunik@skauto.sk
Doručovacia adresa: Zvolenská cesta 5847/171, 974 05 Banská Bystrica

ZÁKONNÝ DÔVOD SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV:

Právnym základom spracúvania osobných údajov u Spoločných prevádzkovateľov o dotknutých osobách všetkých kategórií sú nasledujúce ustanovenia GDPR, resp. nového zákona ZOOÚ:

  1. spracúvania je čl. 6 ods. 1 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, ktorým je dobrovoľný súhlas so spracúvaním osobných údajov.
  2. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, - podľa § 13 ods. 1 písm. b) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. b) GDPR. (objednávky, zmluvy o dielo, pracovné zmluvy, predzmluvné vzťahy, životopisy....)
  3. Podľa § 78 ods. 3 ZOOÚ prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby, je oprávnený poskytovať jej osobné údaje alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce,
  4. telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Poskytovanie osobných údajov alebo zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby.
  5. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, - podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR (obchodný zákonník, zákonník práce, zákon o zdravotnom poistení, zákon o sociálnom poistení, zákon o dani z príjmov....)
  6. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutej osoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobu dieťa, - podľa § 13 ods. 1 písm. f) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. f) GDPR . V tomto prípade sa jedná o snímanie kamerovým systémom na adrese Spoločných prevádzkovateľov Zvolenská cesta 5847/171, 974 05 Banská Bystrica.
  7. ďalšie spracúvanie osobných údajov na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel, ak je v súlade s osobitným predpisom a ak sú dodržané primerané záruky ochrany práv dotknutej osoby.

PREHLÁSENIE:

Prehlasujeme, že ako Spoloční prevádzkovatelia vašich osobných údajov spĺňame všetky zákonné povinnosti vyžadované platnou legislatívou, najmä Zákonom o ochrane osobných údajov a GDPR, a teda že:

  • budeme spracovávať vaše osobné údaje len na základe platného právneho dôvodu popísaného vyššie.
  • Si týmto plníme podľa článku 13 GDPR informačnú povinnosť voči dotknutým osobám
  • umožníme vám a budeme vás podporovať v uplatňovaní a plnení vašich práv podľa nového zákona ZOOÚ a nariadenia GDPR.

DOTKNUTÉ OSOBY:

  • Zmluvní/predzmluvní obchodní partneri a zákazníci spoločných prevádzkovateľov
  • Zamestnanci spoločných prevádzkovateľov
  • Osoby nachádzajúce sa v monitorovaných priestoroch

ÚČELY SPRACOVANIA:

  • Zmluvní/predzmluvní obchodní partneri a zákazníci Spoločných prevádzkovateľov:

Spoločnosť SK auto s.r.o., SK AUTO PLUS s.r.o., SK auto salón s.r.o., sú Spoločnými prevádzkovateľmi osobných údajov získaných v súvislosti s obchodnou činnosťou o svojich zmluvných a predzmluvných obchodných partneroch.
V prípade, že dotknutou osobou je právnická osoba, tak sa v cenových ponukách, objednávkach, kúpno-predajných zmluvách, v nájomných zmluvách, v zmluvách o dielo, servisných zmluvách alebo iných informačných systémoch spracúvajú nasledovné osobné údaje/kontaktné údaje spoločnosti ako sú: obchodné meno, identifikačné číslo, IČO, DIČ, IČ DPH, právna forma, adresa miesta podnikania, poštová adresa, fax, e-mailová adresa, telefónne číslo., taktiež titul, meno a priezvisko osoby, ktorá za danú spoločnosť vystupuje.

V prípade, že dotknutou osobou je fyzická osoba, tak sa v cenových ponukách, objednávkach, kúpno-predajných zmluvách, v zmluvách o dielo, alebo iných informačných systémoch spracúvajú nasledovné osobné údaje: titul, meno, priezvisko, adresa trvalého bydliska, prechodného bydliska, poštová adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho a vodičského preukazu. V prípade, že je motorové vozidlo prefinancované cez leasingovú spoločnosť, sú vyžadované zo strany dotknutej osoby aj ďalšie informácie ako výpis z účtu, potvrdenie o príjme, výplatné pásky, údaje z kópií dokladov občianskeho a vodičského preukazu.

Spracovávame osobné údaje, ktoré nám zveríte sami a to z dôvodov naplnenia týchto účelov:

  • identifikácia zmluvnej strany
  • realizovanie zmluvne dohodnutej spolupráce
  • spracovania objednávok, dodanie objednaného tovaru a všetky náležitosti s tým spojené
  • spracovania dopytov na dodanie tovaru a služieb, ich prevzatie a všetky náležitosti s tým spojené
  • poskytnutie dohodnutej služby/tovaru
  • sprostredkovanie finančných služieb
  • evidencia objednávok
  • evidencia zákazníkov
  • uzatvorenie, plnenie a evidencia, uzatvorenej kúpnej zmluvy, inej zmluvy, súvisiacej s predajom vozidiel
  • uzatvorenie, plnenie a evidencia uzatvorenej zmluvy o podnájme nebytových priestorov
  • ochrana majetku
  • ochrana verejného poriadku a bezpečnosti
  • reklamácia
  • pohľadávky
  • žiadosti
  • sťažnosti
  • Zamestnanci:
    • Spoloční prevádzkovatelia spracúvajú osobné údaje svojich zamestnancov výlučne pre účely pracovnoprávnych vzťahov a ďalších právnych vzťahov, ktoré vyplývajú z pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia.
    • Spoloční prevádzkovatelia spracúvajú osobné údaje potrebné na vyplatenie miezd a vedenie personalistiky na základe pracovného pomeru alebo spracovania na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru
    • Ďalším účelom je plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom, štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napr. na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov
    • Taktiež na zabezpečenie identifikácie svojho zamestnanca v pracovných zmluvách
    • Evidencia dochádzky zamestnancov do zamestnania
    • Kontrola plnenia pracovných povinností zamestnancov
    • Ochrana majetku zamestnávateľa alebo zdravia zamestnancov
    • Ochrana verejného poriadku a bezpečnosti

Monitorovanie dotknutých osôb kamerovým systémom

V prípade, že dotknutou osobou je právnická alebo fyzická osoba nachádzajúca sa v Monitorovaných priestoroch kamerovým systémom prevádzkovateľa, tak sa osobným údajom spracovávaným za účelom:

  • kontroly plnenia pracovných povinností zamestnancov,
  • ochrany majetku zamestnávateľa alebo zdravia zamestnancov,
  • ochrany verejného poriadku a bezpečnosti,
  • oboznamovania sa s vytvoreným záznamom (z dôvodu prešetrovania a poskytnutia záznamu príslušným orgánom a poskytnutia súčinnosti orgánom postupujúcim podľa osobitného zákona) rozumie: kamerovým systémom vyhotovený obrazový záznam – snímka schopná identifikovať fyzickú osobu (najmä tvár), ktorá vstúpila do Monitorovaného priestoru.

AKO DLHO BUDEME ZHROMAŽĎOVAŤ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE:

  • Spoloční prevádzkovatelia sa zaručujú, že osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou v predmetnej zmluve alebo iným spôsobom budú spracúvať v informačných systémoch v zmysle zásady minimalizácie uchovávania a v prípade, žeby odpadol účel spracúvania, Spoloční prevádzkovatelia sa zaručujú osobné údaje vymazať. V prípade, že budú uvedené osobné údaje spracúvané na iný účel ako je stanovený vyššie v tomto článku bude dotknutá osoba o tomto účele ako aj o právnom základe takého spracúvania informovaná ešte pred takým spracúvaním.
  • Spoloční prevádzkovatelia sa zaručujú, že osobné údaje zamestnancov na účely špecifikované v týchto zásadách bude spracúvať maximálne po dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu, do odvolania súhlasu, prípadne ak si to vyžaduje niektorý s vyššie uvedených predpisov tak po dobu stanovenú v tomto zákonnom predpise.
  • Obrazový záznam vyhotovený Kamerovým systémom sa uchováva maximálne po dobu 72 hodín odo dňa nasledujúceho po dni vyhotovenia záznamu. Kamerové záznamy sú uschované len v prípade potreby pre vyvodzovanie pracovnoprávnej zodpovednosti alebo trestnoprávnej zodpovednosti.

ZABEZPEČENIE A OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV:

Chránime osobné údaje v maximálnej možnej miere. Chránime ich ako keby boli naše vlastné. Zaviedli sme všetky možné technické a organizačné opatrenia, ktoré zamedzujú zneužitiu, poškodeniu alebo zničeniu vašich osobných údajov.

ODOVZDANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV TRETÍM OSOBÁM (SPROSTREDKOVATELIA, PRÍJEMCI):

K vašim osobným údajom majú prístup oprávnené osoby poverené Spoločnými prevádzkovateľmi, ktorí sú viazaní mlčanlivosťou a preškolení v oblasti bezpečnosti spracovania.

Väčšinu spracovateľských operácií zvládame sami a nepotrebujeme k nim 3. strany.
Pre zaistenie niektorých konkrétnych spracovateľských operácií, ktoré nedokážeme zabezpečiť vlastnými silami, využívame služby sprostredkovateľov, ktorí sa na dané spracovanie špecializujú a sú zaviazaní sprostredkovateľskou zmluvou súlade s GDPR.

Sú to poskytovatelia nasledujúcich platforiem a služieb:

  • spoločnosť poskytujúca služby ohľadom vedenia účtovníctva, personálnej a mzdovej agendy/sprostredkovateľ
  • poistné spoločnosti
  • leasingové spoločnosti
  • poskytovateľ webhostingu/prevádzky webovej stránky na serveri
  • poskytovateľ internetovej domeny s názvom: "sk"
  • spoločnosť poskytujúca služby BOZP a PO / sprostredkovateľ
  • spoločnosť poskytujúca služby PZS / sprostredkovateľ
  • spoločnosť poskytujúca správu a administráciu kamerového systému / sprostredkovateľ
  • spoločnosť poskytujúca bezpečnostnú/strážnu službu/Pult Centrálnej Ochrany/sprostredkovateľ
  • banky
  • daňový úrad
  • finančná správa

Údaje sa okrem vyššie uvedených príjemcov neposkytujú žiadnym ďalším príjemcom a slúžia výlučne samotným Spoločným prevádzkovateľom na identifikáciu dotknutých osôb a preukázanie existencie vzťahu medzi Spoločnými prevádzkovateľmi a dotknutou osobou, okrem odôvodnených prípadov, ak môžu byť osobné údaje poskytnuté orgánom činným v trestnom konaní, správnym orgánom v rámci priestupkového konania, prípadne iným zainteresovaným subjektom pre naplnenie účelu spracúvania a dotknutým osobám, a to v rámci výkonu ich práv.

ODOVZDÁVANIE DÁT MIMO EURÓPSKEJ ÚNIE:

Dáta spracovávame výhradne v Európskej únii alebo v krajinách, ktoré zaisťujú stupeň ochrany na základe rozhodnutia Európskej komisie.

VAŠE PRÁVA V SÚVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÝCH ÚDAJOV:

V súvislosti s ochranou osobných údajov máte niekoľko práv. Ak budete chcieť niektorého z týchto práv využiť, prosím kontaktujte nás prostredníctvom vyššie uvedenej mailovej adresy.

Máte právo na informácie, ktoré sú plnené už týmito zásadami spracovania osobných údajov. – informačná povinnosť

Vďaka právu na prístup nás môžete kedykoľvek vyzvať a my vám doložíme v lehote 30 dní, aké vaše osobné údaje spracovávame a prečo.

Ak sa u vás niečo zmení alebo akékoľvek svoje osobné údaje zbadáte neaktuálne alebo neúplné, máte právo na doplnenie a zmenu osobných údajov.

Právo na obmedzenie spracovania môžete využiť, ak sa domnievate, že spracovávame vaše nepresné údaje, myslíte si, že vykonávame spracovanie nezákonne, ale nechcete všetky údaje vymazať alebo ak máte námietku proti spracovaniu.

Obmedziť môžete rozsah osobných údajov alebo účelov spracovania.

Právo na výmaz (byť zabudnutý): Vašim ďalším právom je právo na vymazanie, v prípade že neexistuje zákonný právny základ, ktorý nás oprávňuje resp. zákonná povinnosť, ktorá nám prikazuje vaše osobné údaje spracúvať. V takom prípade vymažeme všetky vaše osobné údaje zo svojho systému, aj zo systému všetkých čiastkových spracovateľov a záloh v zákonom stanovenej lehote.

Sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov: Ak máte pocit, že s vašimi údajmi nezaobchádzame v súlade so zákonom, máte právo sa so svojou sťažnosťou kedykoľvek obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov. Budeme veľmi radi, ak najprv budete o tomto podozrení informovať nás, aby sme s tým mohli niečo urobiť a prípadné pochybenie napraviť.

MLČANLIVOSŤ

Dovoľujeme si vás uistiť, že ako Spoloční prevádzkovatelia a taktiež, spolupracovníci a sprostredkovatelia, ktorí budú spracovávať vaše osobné údaje, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, ktorých poskytnutie by ohrozilo zabezpečenie vašich osobných údajov. Táto mlčanlivosť trvá aj po skončení vzťahov s nami. Bez vášho súhlasu nebudú vaše osobné údaje poskytnuté tretej strane.

Tieto zásady spracovania osobných údajov platia od 25.5.2018 a nahrádzajú predchádzajúcu Ochranu osobných údajov.